Transport i spedycja: automatyzacja finansów, walut i rozliczeń

Podsumowanie

Indywidualnie zaprojektowane moduły Zoho CRM i Zoho Creator pozwoliły MW Spedition zautomatyzować kluczowe procesy finansowe i operacyjne. Klient docenił efekt przy założeniu spójnej obsługi projektu przez jeden zespół i jasne określenie ograniczeń platformy.

‍

Wyzwanie

Firma obsługuje transporty w wielu krajach Europy i przetwarza dużą liczbę dokumentów branżowych i księgowych. Różne procedury wynikające z umów krajowych, wewnątrz wspólnotowych i eksportowych utrudniały standaryzację pracy. Kontrola marży na zleceniach była trudna z powodu zmiennych kursów walut, a komunikacja między oddziałami wymagała usprawnienia. Kluczowe potrzeby obejmowały ewidencję zleceń, budowę bazy zleceniodawców i przewoźników, automatyzację księgowości i korespondencji.

‍

Rozwiązanie

• Utworzenie w Zoho modułów do prowadzenia dokumentów księgowych: faktur, dokumentów kosztowych i not obciążeniowych.
• Integracja systemu z bankiem w celu automatycznego pobierania kursów NBP oraz stworzenie modułu korekt dokumentów.
• Wprowadzenie funkcji tworzenia paczek przelewów, generowania zleceń z wieloma punktami trasy i szablonów dokumentów.
• Integracja CRM z pocztą e-mail umożliwiająca wysyłkę faktur i dokumentów bezpośrednio ze zlecenia oraz funkcje rozliczania kompensat i plików do banku.
• Stworzenie w Zoho Creator aplikacji do wyszukiwania przewoźników po trasie i dacie oraz wysyłki ofert do przewoźników.

‍

Rezultaty

• Automatyzacja generowania i wysyłki dokumentów znacząco usprawniła pracę działów biurowych i księgowości.
• Automatyczne przeliczanie dokumentów walutowych po aktualnym kursie ograniczyło ryzyko błędów i ułatwiło kontrolę marży.
• Skoncentrowanie danych w jednym systemie poprawiło organizację kontaktów, aktualność informacji i planowanie korespondencji.
• Lepsza wydajność i płynność współpracy z przewoźnikami dzięki aplikacji do ich szybkiego wyszukiwania i obsługi ofert.