Zarządzanie przetargami i ofertowaniem w jednym procesie

Podsumowanie

‍Wdrożenie Zoho w AtestGaz to bardzo zaawansowany technicznie case z portfolio Z Partners - przykład głębokiego dostosowania CRM do unikalnej specyfiki branży. Kluczem do sukcesu było stworzenie dedykowanego modułu "Inwestycje", który rozwiązał fundamentalny problem: jak zarządzać sytuacją, gdy jedna inwestycja generuje wiele ofert dla różnych podwykonawców. Dodatkowo wdrożono model partnerskiej współpracy między Działem Handlowym a Działem Obsługi Klienta z pełną synchronizacją informacji, co wyeliminowało "dziury" komunikacyjne. Mobilne wsparcie dla handlowców terenowych i system zarządzania zasobami (samochody, sprzęt, sale) dopełniły kompleksowego rozwiązania. Case pokazuje, że Zoho CRM to nie tylko "out-of-the-box" narzędzie, ale platforma do budowania dedykowanych rozwiązań dla złożonych procesów B2B.

‍

Wyzwanie

‍AtestGaz, firma z branży instalacji gazowych, obsługuje zapytania ofertowe związane z inwestycjami/przetargami. Specyfika branży wymaga tworzenia wielu ofert dla różnych podwykonawców startujących do tych samych inwestycji, co generowało złożone wyzwania organizacyjne.

‍Kluczowe wyzwania:

• ‍Złożona struktura sprzedaży - jedna inwestycja = wiele ofert dla różnych firm, niemożność śledzenia statusu inwestycji jako całości
• ‍Brak przejrzystości prognoz - trudność w ocenie prognozowanej sprzedaży ze względu na wielość ofert dla jednej inwestycji
• ‍Niespójne raporty - statystyki nie uwzględniały specyfiki branży (inwestycje vs. pojedyncze oferty)
• ‍Słaba komunikacja między działami - Dział Handlowy i Dział Obsługi Klienta(DOK) pracowali w izolacji. Handlowiec pozyskuje zapytanie, DOK przygotowuje ofertę, ale przepływ informacji (notatki z rozmów, aktualizacje) był chaotyczny
• ‍Brak narzędzi dla handlowców terenowych - podczas wyjazdów brak dostępu do historii kontaktów, niemożność szybkiego tworzenia notatek z wizyt, brak odniesienia do konkretnych inwestycji
• ‍Fragmentaryczne zarządzanie zasobami - brak systemu do rezerwacji zasobów (samochody, sprzęt) i zarządzania kalendarzem firmowym (urlopy, nieobecności, sala konferencyjna)

‍

Rozwiązanie

‍Z Partners zaprojektował i wdrożył rozwiązanie w Zoho CRM z niestandardowymi modułami i integracjami, w pełni dostosowane do unikalnej specyfiki branży gazowej.

‍1. Moduł Inwestycji (kluczowa innowacja):

• Stworzenie dedykowanego modułu "Inwestycje" do śledzenia przetargów/projektów jako całości
• Powiązanie wielu ofert (dla różnych podwykonawców) z jedną inwestycją
• Statusy inwestycji pozwalające oceniać prognozowaną sprzedaż
• Raporty i statystyki uwzględniające specyfikę: dane finansowe na poziomie inwestycji, nie pojedynczych ofert‍

2. Optymalizacja współpracy Handlowcy - DOK:

• Partnerski model współpracy: każdy handlowiec ma przypisaną osobę z DOK
• Współdzielona widoczność: handlowiec widzi oferty i inwestycje wprowadzone przez DOK (i vice versa)
• Przepływ informacji: obie strony widzą notatki i wyniki rozmów z klientem, otrzymują alerty o koniecznych aktualizacjach
• Delegowanie aktywności (planowanie telefonów, spotkań) z pełną historią w CRM

‍3. Mobilne wsparcie dla handlowców terenowych:

• Aplikacja mobilna (Android/iOS) z dostępem do: historii kontaktów z klientem, konkretnych inwestycji i ofert, szybkie tworzenie notatek z wizyt (zaraz pospotkaniu), typowe funkcje CRM w terenie‍

4. Zarządzanie zasobami i komunikacja:

• Kalendarz osobisty + kalendarz firmowy (urlopy, nieobecności, wydarzenia, rezerwacje sali konferencyjnej)
• System oznaczania wykorzystanych zasobów (samochód firmowy, rzutnik, drabina, etc.)
• Zadania i projekty: tworzenie osobistych zadań, delegowanie z kontrolą statusu i alertami
• Zoho Cliq: czat wewnętrzny, grupy dyskusyjne, możliwość zapraszania osób z zewnątrz

5. Szkolenia i raporty:

• Śledzenie szkoleń grupowych i indywidualnych dla klientów (widoczne z profilu klienta)
• Szeroka gama raportów: dane finansowe, statystyki inwestycji, praca działów (Handlowy i DOK)
• Struktura firmy: podział na działy, pracowników, przełożonych

‍

Rezultaty

• ‍Pełna kontrola nad inwestycjami - możliwość śledzenia statusu inwestycji jako całości (wiele ofert) i realistyczne prognozowanie sprzedaży
• ‍Unifikacja zarządzania - standardy postępowania z klientami i szansami sprzedaży w całej firmie
• ‍Przejrzyste dane finansowe - raporty uwzględniają specyfikę branży (agregacja na poziomie inwestycji)
• ‍Skuteczna współpraca Handlowcy - DOK - przepływ informacji w czasie rzeczywistym, widoczność notatek i statusów, eliminacja "zagubienia" informacji
• ‍Mobilność handlowców - pełny dostęp do CRM w terenie, szybkie notatki po spotkaniach, historia relacji z klientem "pod ręką"
• ‍Efektywne zarządzanie zasobami - rezerwacje sprzętu, samochodów, sal konferencyjnych w jednym systemie
• ‍Centralizacja komunikacji - Zoho Cliq zastąpił chaotyczne emaile i komunikatory, grupy dyskusyjne dla projektów
• ‍Widoczność szkoleń klientów - historia interakcji (w tym szkolenia) dostępna z profilu klienta
• ‍Koncentracja informacji - wszystkie przepływy w ramach jednego systemu (cel osiągnięty)