WorkDrive 4.0: zwiększona produktywność. Część 1: Zaawansowana administracja danymi.

WorkDrive 4.0: zwiększona produktywność.

Część 1: Zaawansowana administracja danymi.

Hybrydowy i rozproszony model pracy to standard w obecnej rzeczywistości. Dla takiego modelu idealnie sprawdza się Zoho WorkDrive. To platforma do przechowywania plików i współpracy online, która pomaga nowoczesnym zespołom zwiększać produktywność, bezpieczeństwo, użyteczność i administrowanie danymi. Funkcje WorkDrive 4.0 zostały opracowane w celu poprawy każdego z tych obszarów, zwiększając wydajność zespołu i komunikację.

Wydajność

Ogranicz długie spotkania dzięki WorkDrive Snap

Spotkania grupowe są na porządku dziennym w większości biur, choć rzadko są tak produktywne, jak liczą na to liderzy zespołów. Jako alternatywę dla długich spotkań i rozwiązanie Twoich potrzeb komunikacyjnych przedstawiamy WorkDrive Snap: narzędzie do asynchronicznej współpracy oparte na wideo. WorkDrive Snap łączy moc połączeń wideo z elastycznością czatu.

WorkDrive Snap oferuje wiele opcji nagrywania (ekran, wideo i audio) w połączeniu z elastycznymi opcjami udostępniania charakterystycznymi dla WorkDrive. Z łatwością nagrywaj, odtwarzaj i udostępniaj informacje podczas pracy, bez spowalniania wydajności.

Chcesz przedstawić swojemu zespołowi nowy projekt? Po prostu nagraj swój ekran wraz z wideo i dźwiękiem. Używaj samych nagrań wideo i audio, jeśli chcesz podzielić się oficjalnymi lub osobistymi wiadomościami ze swoim zespołem. Możesz nawet nagrywać dźwięk, aby szybko dodawać adnotacje do plików i dzielić się opiniami.

Większa moc dzięki komentowaniu kontekstowemu

Kontekstowe komentowanie dokumentu ułatwia współpracę i dzielenie się pomysłami z zespołem. Czasami możesz oznaczyć niewłaściwego użytkownika lub popełnić błąd w słowie.Teraz zamiast usuwać komentarze, możesz je edytować i poprawiać błędy.

Współpraca i bezpieczeństwo danych

Uwierzytelnianie OTP dla zewnętrznych linków udostępniania

Niezależnie od tego, czy wysyłasz fakturę do klienta, czy umowę do partnera, bezpieczne udostępnianie plików jest niezbędne. Dane opuszczające organizację muszą być chronione. Dzięki naszej nowej aktualizacji możesz włączyćuwierzytelnianie OTPi dodać dodatkową warstwę zabezpieczeń do plików udostępnianych zewnętrznie.

Przenieś współpracę zewnętrzną na wyższy poziom

Współpracuj z klientami zewnętrznymi, nawet jeśli nie mają konta WorkDrive! Nasza nowa aktualizacja umożliwia im bezpieczny dostęp, komentowanie, odpowiadanie, @wzmianki i pobieranie udostępnionych zewnętrznie plików. Mogą także dodawać i zmieniać nazwy plików w folderze udostępnionym, a wszystkie zmiany będą widoczne dla was obojga. Możesz odpowiadać na ich komentarze i współpracować z nimi bezpośrednio ze swojego konta.

Administracja danymi

Zarządzaj wszystkimi udostępnionymi elementami z centralnej lokalizacji

Wiedza o tym, kto czym się dzieli i z kim, ma kluczowe znaczenie w organizacji. Jednak śledzenie tych informacji w wielu udostępnionych plikach i folderach może być trudne. Dzięki nowej aktualizacji w WorkDrive administratorzymogą łatwo przeglądać, udostępniać i zarządzaćwszystkimi udostępnionymi elementami z jednego miejsca. Mogą filtrować pliki na podstawie metody udostępniania, odbiorcy, lokalizacji pliku i typu dokumentu. W ten sposób administratorzy i organizatorzy mogą szybko zlokalizować udostępnione dokumenty folderów zespołu.

Wierzymy, że administrowanie danymi jest procesem kolektywnym i każdy ma swoją rolę do odegrania. Teraz każdy użytkownik możewyświetlać udostępnione elementy i zarządzać nimi w swoich folderach Moje folderyoraz śledzić, co udostępnił i komu.

Przenieś własność plików i folderów aktywnego członka

W organizacji zdarzają się sytuacje, w których członek zespołu przenosi się do innego zespołu lub opuszcza firmę. Może to skomplikować procesy pracy, zwłaszcza jeśli w swoich folderach znajdują się ważne pliki, takie jak plany treści, strategie marketingowe lub talie klientów. Niezależnie od tego, czy jest to aktywny, nieaktywny czy zawieszony użytkownik, możesz teraz przeglądać wszystkie jego dokumenty w Moich folderach iprzenosić własność plikówna siebie lub dowolnego innego aktywnego członka swojego zespołu. W ten sposób możesz zapewnić zachowanie i ochronę kluczowych dokumentów.

Integracje

Szafka na dokumenty firmy Bigin obsługiwana przez Zoho WorkDrive

Czy jesteś użytkownikiemBigina? Jeśli tak, mamy dla Ciebie dobre wieści. Dni przeszukiwania długiej listy e-maili w celu zlokalizowania plików klientów i ręcznego przesyłania ich do CRM dobiegły końca.Integracja z Biginumożliwia tworzenie szafek na dokumenty dla każdego klienta i przechowywanie wszystkich jego plików w jednym miejscu.

Dzięki szafce na dokumenty obsługiwanej przez WorkDrive możesz generować unikalne linki do zbierania plików klientów, konfigurować przepływy pracy w celu automatyzacji procesu wysyłania linków, otrzymywać powiadomienia o przesłaniu pliku, bezpiecznie udostępniać pliki klientom za pomocą uwierzytelniania OTP i zarządzać wszystkimi potencjalnymi klientami w bardziej zorganizowany sposób.

Udostępnij pliki WorkDrive w „Cliq”

Jako kolejny krok w kierunku zbudowania ujednoliconego systemu plików dla użytkowników Zoho, oferujemy integrację Zoho WorkDrive/Cliq.

Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było udostępniać pliki i foldery za pomocą linków i osobno nadawać uprawnienia dostępu użytkownikom Cliq spoza zespołu. Niezależnie od tego, czy jest to pojedynczy użytkownik, czy kanał, możesz terazudostępniać swoje pliki WorkDrive bezpośrednio z poziomu Cliqi ustawiać niezbędne uprawnienia dostępu.

Przeglądaj swoje e-maile bezpośrednio z WorkDrive

Masz dość przeszukiwania wątków wiadomości e-mail w celu zlokalizowania tej jednej ważnej wiadomości? Nasza najnowsza aktualizacja pomagazapisywać kluczowe wiadomości e-mail Zoho Mailw WorkDrive i utrzymywać kopię w formacie EML (electronic mail). Po dodaniu e-maila do WorkDrive możesz wyświetlić jego podgląd bezpośrednio na swoim koncie. Plik zawiera treść wiadomości e-mail wraz z innymi szczegółami.

Nowe sposoby klasyfikowania folderów zespołu

Większość organizacji korzysta z wielu folderów zespołu, z których każdy służy do innego celu. Niezależnie od tego, czy foldery zostały utworzone ręcznie, czy w ramach integracji, ich klasyfikowanie może być czasochłonne. Jeśli zintegrowałeś Zoho Projects lub Zoho Marketing Plus z WorkDrive, możesz terazwyświetlić listę folderów zespołuutworzonych w Projects i Marketing Plus w lewym panelu konta WorkDrive, aby mieć łatwy dostęp do właściwych plików we właściwym czasie.

Doświadczenie użytkownika

Nawigacja oparta na drzewie

Przeszukiwanie długiej listy plików lub folderów Twojej firmy jest męczącym procesem. Nowa opcja nawigacji opartej na drzewie w WorkDrive ułatwia dostęp do folderów w Folderach zespołu lub Moich folderach w oparciu o hierarchię, dzięki czemu można szybko znaleźć odpowiedni plik we właściwym czasie.

Kopiuj i przenoś pliki z łatwością

Dzięki nowej aktualizacji dodawanie plików do konta WorkDrive stało się bezproblemowe. Teraz możesz używać skrótów klawiaturowych (zmiany w zależności od systemu operacyjnego) oraz przeciągać i upuszczać, abyłatwo przesyłać, przenosić i kopiować plikido wybranego folderu. Musisz tylko posiadać wymagane uprawnienia w folderze, do którego będziesz dodawać plik.

Aktualizacje nie kończą się tutaj! Zoho szykuje dla nas o wiele więcej! Obserwuj to miejsce, aby zobaczyć drugą część tego artykułu.

Aby przekazać opinię lub zadać pytania, skontaktuj się z nami, aby otrzymywać ciekawe wiadomości dotyczące WorkDrive i aktualizacje produktów.

Źródło: https://www.zoho.com/blog/workdrive/introducing-workdrive-4-0-enhanced-productivity-advanced-data-administration.html