Ostatnie miesiące przyniosły szereg zmian, które wyraźnie pokazują kierunek rozwoju tej platformy: większa elastyczność, mocniejsza automatyzacja, lepsze zarządzanie danymi oraz coraz głębsze wykorzystanie sztucznej inteligencji.
Zoho Projects staje się środowiskiem, które można dostosować do własnych procesów operacyjnych, raportowych i projektowych, zamiast ograniczać się do standardowego modelu pracy narzuconego przez standardowy system Project Managementowy, skupiony na zarządzaniu zadaniami i harmonogramami.
Poniżej omawiamy najważniejsze nowości i zmiany, które pojawiły się w Zoho Projects w ostatnim czasie.
Nowa wersja Timesheets
Jedną z bardziej zauważalnych zmian była przebudowa modułu Timesheets. Dotychczas timesheet był w praktyce przede wszystkim widokiem danych dotyczących zarejestrowanego czasu pracy. Obecnie jego rola została rozszerzona.
Timesheet funkcjonuje teraz jako odrębny, zbiorczy obiekt grupujący wpisy czasu, czyli time logi. Może obejmować okres do 31 dni, zostać zapisany jako wersja robocza, a następnie przesłany do akceptacji. Użytkownik może też wycofać zgłoszony timesheet lub wprowadzić do niego zmiany.
W praktyce oznacza to uporządkowanie procesu rozliczania czasu pracy. Pojawia się wyraźny etap pośredni między samym rejestrowaniem czasu a jego zatwierdzeniem. Dla organizacji, które rozliczają godziny projektowe, pracę zespołów lub obciążenie zasobów, jest to istotna zmiana zwiększająca kontrolę nad całym procesem.
Warto przy tym pamiętać, że funkcjonalność działa przy odpowiedniej konfiguracji mechanizmu akceptacji na poziomie Timesheet w ustawieniach portalu.
User Automation - workflow oparte o użytkowników
Kolejną ważną zmianą jest wprowadzenie funkcji User Automation. Zoho Projects rozszerzyło obszar workflow rules o dedykowaną zakładkę „Users”, dzięki czemu automatyzacje mogą być tworzone nie tylko dla projektów, zadań czy zgłoszeń, ale również bezpośrednio dla użytkowników portalu.
To pozornie niewielka zmiana, ale jej znaczenie jest duże. Do tej pory automatyzacje w Zoho Projects koncentrowały się głównie na obiektach związanych z realizacją pracy projektowej. Teraz możliwe staje się objęcie automatyzacją również działań administracyjnych i dostępowych.
W praktyce może to oznaczać mniej operacji wykonywanych ręcznie przez administratorów, większą spójność zarządzania użytkownikami i lepsze uporządkowanie procesów wewnętrznych.
Rozszerzona funkcjonalność Recycle Bin
Zoho Projects rozbudowało także funkcję Recycle Bin, czyli kosza. Obecnie obejmuje ona szerszy zakres elementów niż wcześniej, w tym projekty, fazy, listy zadań, zadania, issues oraz szablony projektów.
Usuniętymi elementami można zarządzać centralnie z poziomu Data Administration. Administratorzy mają możliwość ich przywracania lub trwałego usuwania. Istotne jest również to, że dokumentacja wskazuje wpływ operacji wykonywanych w koszu na dane powiązane, takie jak time logi czy integracje z innymi aplikacjami Zoho.
Z punktu widzenia organizacji to ważna zmiana w obszarze bezpieczeństwa danych. Zwiększa margines bezpieczeństwa przy pracy na projektach i daje większą szansę odzyskania informacji, które zostały usunięte omyłkowo.
Custom Modules - większa elastyczność modelu danych
Jedną z najistotniejszych nowości są Custom Modules. To funkcjonalność, która wyraźnie pokazuje, że Zoho Projects rozwija się w stronę bardziej konfigurowalnej platformy procesowej.
Custom Modules pozwalają tworzyć własne moduły danych, które uzupełniają standardową strukturę systemu. Dzięki temu można przechowywać informacje specyficzne dla danego procesu biznesowego, a nie tylko korzystać z predefiniowanych modułów dostępnych w systemie.
Zoho rozróżnia tutaj moduły na poziomie organizacyjnym i projektowym. Oznacza to, że część danych może mieć charakter globalny dla całego portalu, a część może być ograniczona wyłącznie do konkretnego projektu. Moduły mają własne layouty, sekcje, pola, uprawnienia i mogą być objęte automatyzacjami.
To bardzo ważna zmiana z perspektywy biznesowej. W praktyce oznacza, że Zoho Projects może zostać wykorzystane nie tylko do zarządzania zadaniami, ale również do modelowania dodatkowych procesów, takich jak ryzyka, odbiory, materiały, akceptacje, rejestry operacyjne czy inne obszary specyficzne dla danej organizacji.
Module Gallery - szybsze uruchamianie nowych procesów
Wraz z Custom Modules Zoho wprowadziło również Module Gallery. Dzięki niej użytkownik może nie tylko budować moduły od podstaw, ale też skorzystać z gotowych, predefiniowanych struktur dostępnych w galerii.
To rozwiązanie szczególnie przydatne tam, gdzie organizacja chce działać szybko. Zamiast projektować całą strukturę danych od zera, można zacząć od gotowego szablonu i później rozwijać go zgodnie z własnymi potrzebami.
W praktyce skraca to czas wdrożenia nowych procesów oraz obniża próg wejścia dla zespołów, które chcą wykorzystać bardziej zaawansowane możliwości systemu, ale nie chcą od razu przechodzić przez pełny etap projektowania architektury danych.
Rozszerzenia w Custom Reports
Istotne zmiany pojawiły się również w obszarze raportowania. Custom Reports zostały rozbudowane tak, aby użytkownicy mogli tworzyć raporty projektowe w oparciu o własne kryteria dla modułów takich jak Tasks, Issues, Time Logs czy Phases.
Szczególnie ważnym rozszerzeniem są KPI Customizations. Użytkownicy mogą decydować o sposobie prezentacji wskaźników, w tym o jednostkach, wyrównaniu czy liczbie miejsc po przecinku.
Na pierwszy rzut oka może wydawać się to drobnym usprawnieniem, ale w praktyce wpływa na czytelność danych i użyteczność dashboardów. Raportowanie w środowisku biznesowym nie polega tylko na tym, by pokazać dane. Liczy się również sposób ich prezentacji i możliwość dopasowania do kontekstu odbiorcy.
To krok w stronę bardziej dojrzałego podejścia do analityki projektowej, gdzie raport ma nie tylko istnieć, ale wspierać decyzje operacyjne i zarządcze.
Integracja z Zoho Sign
W grudniu Zoho rozszerzyło także integracje o Zoho Sign. Dzięki temu możliwe stało się wysyłanie dokumentów do podpisu bezpośrednio z poziomu zadań i zgłoszeń w Zoho Projects.
Rozszerzenie działa w panelu bocznym rekordu i pozwala zarówno na dodanie nowego pliku, jak i wykorzystanie już istniejącego załącznika. W praktyce upraszcza to powiązanie pracy projektowej z obiegiem dokumentów.
Dla firm oznacza to mniej przełączania się między aplikacjami i lepsze osadzenie formalnych procesów, takich jak zatwierdzenia czy podpisy, w codziennej pracy zespołu projektowego. To szczególnie istotne tam, gdzie projekty obejmują dokumentację wymagającą akceptacji klientów, dostawców lub wewnętrznych interesariuszy.
Integracja z Zoho DAP
W styczniu do Zoho Projects dodano integrację z Zoho DAP, czyli Digital Adoption Platform. To rozwiązanie wspierające onboarding użytkowników oraz efektywne wdrażanie nowych funkcji.
Dzięki Zoho DAP można tworzyć walkthroughy, interaktywne materiały wideo, przewodniki, banery i centralne huby pomocy. Co ważne, tego typu treści mogą być publikowane kontekstowo bezpośrednio wewnątrz systemu.
Z perspektywy wdrożeniowej ma to duże znaczenie. Użytkownik otrzymuje wsparcie dokładnie w miejscu, w którym wykonuje określoną czynność. To ogranicza liczbę błędów, przyspiesza adaptację do zmian i zmniejsza obciążenie zespołów administracyjnych czy supportowych.
Dla organizacji rozwijających środowisko Zoho Projects może to być bardzo praktyczne narzędzie wspierające adopcję systemu.
AI Hub i integracje AI
Luty przyniósł jeden z najbardziej strategicznych kierunków rozwoju: AI Hub. To obszar, który konsoliduje funkcje sztucznej inteligencji dostępne w Zoho Projects.
W ramach AI Hub użytkownicy mogą korzystać między innymi z Zia Search, Zia Insights, tłumaczeń, podsumowań, generowania treści oraz automatycznego tworzenia zadań. Dodatkowo AI Bridge umożliwia integrację zewnętrznych silników AI za pomocą kluczy API. Zoho wskazuje możliwość wykorzystania rozwiązań takich jak Zia, ChatGPT, Gemini, Anthropic czy Cohere.
To ważna zmiana nie dlatego, że AI pojawia się w systemie, ale dlatego, że przestaje być pojedynczą funkcją. Zaczyna działać jako wspólna warstwa obecna w różnych modułach i scenariuszach pracy.
W praktyce oznacza to bardziej spójne wykorzystanie sztucznej inteligencji: od analizy danych, przez wsparcie użytkownika, aż po tworzenie treści i automatyzację części zadań operacyjnych.
Czytaj więcej >>
Zoho Projects Infinity - nowy etap rozwoju platformy
Najświeższym elementem komunikacji Zoho wokół produktu jest Zoho Projects Infinity. To nie tyle pojedyncza funkcja, ile nowe ujęcie całej platformy.
Zoho podkreśla w nim, że współczesne zespoły nie powinny dostosowywać się do ograniczeń narzędzia. To narzędzie powinno dostosowywać się do sposobu pracy organizacji. Właśnie w tym kontekście pokazywane są custom modules, custom reports, custom dashboards oraz warstwa AI osadzona w codziennej pracy projektowej.
W komunikacji wokół Zoho Projects Infinity mocno wybrzmiewa kilka kierunków:
- budowanie własnych modułów dopasowanych do realnych procesów biznesowych,
- raportowanie i dashboardy projektowane pod potrzeby konkretnych zespołów i decydentów,
- rozwój AI w obszarze podsumowań, generowania zadań i analizy danych,
- dalsze plany związane z MCP, agentami AI oraz tworzeniem projektów i modułów z pomocą Zia.
To pokazuje, że Zoho Projects przestaje być narzędziem rozumianym wyłącznie jako system do task managementu. Coraz wyraźniej staje się elastyczną platformą do zarządzania pracą, procesami i informacją w ramach projektów.
Czytaj więcej >>
Co te zmiany oznaczają w praktyce dla firm
Jeżeli spojrzeć na wszystkie opisane nowości łącznie, widać wyraźnie, że Zoho Projects rozwija się w trzech głównych kierunkach.
Pierwszy to większa elastyczność modelu danych. Dzięki Custom Modules i Module Gallery firmy mogą odwzorowywać własne procesy znacznie dokładniej niż wcześniej.
Drugi to automatyzacja i porządkowanie operacji. Przykładem są nowe Timesheets, User Automation czy integracje osadzone bezpośrednio w pracy projektowej.
Trzeci to coraz dojrzalsze wykorzystanie AI. Zoho nie traktuje już sztucznej inteligencji jako pojedynczego dodatku, ale jako wspólną warstwę wspierającą różne obszary pracy.
Dla organizacji oznacza to szansę na lepsze dopasowanie systemu do własnych realiów operacyjnych, ograniczenie pracy manualnej, bardziej użyteczne raportowanie oraz szybsze wdrażanie nowych użytkowników i funkcji.
Podsumowanie
Ostatnie zmiany w Zoho Projects pokazują bardzo wyraźny kierunek rozwoju. Platforma staje się bardziej elastyczna, bardziej konfigurowalna i lepiej przygotowana do obsługi procesów wykraczających poza klasyczne zarządzanie zadaniami.
Nowe Timesheets porządkują rozliczanie czasu pracy. User Automation rozszerza zakres workflow. Recycle Bin zwiększa bezpieczeństwo danych. Custom Modules i Module Gallery otwierają drogę do modelowania własnych procesów. Custom Reports rozwijają analitykę. Integracje z Zoho Sign i Zoho DAP wzmacniają operacyjny wymiar systemu. AI Hub i Zoho Projects Infinity pokazują natomiast, że Zoho buduje platformę gotową na nowy etap pracy z projektami i danymi.
Dla firm, które szukają narzędzia rozwijającego się w stronę większej elastyczności i realnego wsparcia operacyjnego, jest to kierunek zdecydowanie wart uwagi.
